Politique de confidentialité

EBMA (Association Européenne de Bio Médecine Immuno(G)énétique), association de
droit local dont le siège est situé 29, rue Charles Sandherr 68000 Colmar (ci-après
« l’Association ») attache une grande importance à la protection des données à caractère
personnel qu’elle a à collecter et traiter dans le cadre de son activité tant auprès des
utilisateurs de ses services et de la plateforme qu’elle exploite.

Ainsi, la collecte et le traitement des données à caractère personnel effectués par l’Association
dans le cadre de l’exploitation de son activité et de l’utilisation des produits et services en ce
compris le site Internet que l’Association exploite à l’adresse http://www.ebma-europe.com/ (le
« Site ») sont régis par la présente politique de confidentialité (ci-après désignée la
« Politique »).

Cette Politique a pour but de présenter aux personnes concernées :

• La manière dont l’Association traite les Données à caractère personnel, telles que
  définies ci-après, qu’elle collecte et que les Personnes concernées, telles que définies
  ci-après, fournissent avec leur consentement pour permettre la fourniture des produits
  et services de l’Association notamment ;
• Les droits des Personnes concernées, telles que définies ci-après ;
• Le nom du Responsable de traitement, tel que défini ci-après ;
• Les éventuels bénéficiaires d’un transfert de données.

Les Personnes concernées sont ainsi invitées à lire attentivement le présent document pour
connaître et comprendre les pratiques de l’Association quant aux traitements des Données à
caractère personnel que l’Association met en œuvre.

Définitions

Les termes employés avec une majuscule ont la définition qui leur est donnée ci-après. Les
termes ont la même définition qu’ils soient employés au singulier ou au pluriel.

« Données à caractère personnel » désignent toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable (ci-après dénommée « Personne concernée »).

« Responsable du traitement » désigne la personne physique ou morale, l’autorité
publique, le service ou un autre organisme qui, seul ou conjointement avec d’autres,
détermine les finalités et les moyens du traitement; lorsque les finalités et les moyens
de ce traitement sont déterminés par le droit de l’Union ou le droit d’un État membre,
le responsable du traitement peut être désigné ou les critères spécifiques applicables
à sa désignation peuvent être prévus par le droit de l’Union ou par le droit d’un État
membre. En l’espèce, l’Association est le Responsable de traitement.

« Traitement » désigne toute opération ou tout ensemble d’opérations effectuées ou
non à l’aide de procédés automatisés et appliquées à des données ou des ensembles
de données à caractère personnel, telles que la collecte, l’enregistrement,
l’organisation, la structuration, la conservation, l’adaptation ou la modification,
l’extraction, la consultation, l’utilisation, la communication par transmission, la diffusion
ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l’interconnexion, la
limitation, l’effacement ou la destruction.

1. Responsable du traitement

Les données à caractère personnel collectées via le site internet accessible à l’adresse
http://www.ebma-europe.com/ (ci-après le « Site ») sont traitées par :

EBMA (Association Européenne de Bio Médecine Immuno(G)énétique), Association de
droit local
Siège social : 29, rue Charles Sandherr 68000 Colmar
Email : info@ebma-europe.com
L’Association agit en qualité de Responsable du traitement au sens du Règlement (UE)
2016/679 (RGPD).

2. Règles générales applicables en matière de collecte et de traitement de données à caractère personnelles

Conformément à l’article 5 du Règlement général sur la protection des données n° 2016/679
(RGPD), les Données à caractère personnel doivent être :
Traitées de manière licite, loyale et transparente au regard de la Personne concernée
;
Collectées pour des finalités déterminées, explicites et légitimes ;
Adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est nécessaire ;
Conservées pendant une durée n’excédant pas celle nécessaire au regard des finalités
pour lesquelles elles sont traitées ;
Protégées dans leur intégrité et gardées confidentielles.

Conformément à l’article 6 du RGPD, les Données à caractère personnel sont traitées
licitement si ce traitement répond à au moins une des caractéristiques ci-dessous :
La Personne concernée a donné son consentement ;
Le traitement est nécessaire à l’exécution d’un contrat ;
Le traitement est nécessaire au respect d’une obligation légale ;
Le traitement est nécessaire à la sauvegarde des intérêts vitaux de la Personne
concernée ;
Le traitement est nécessaire à l’exécution d’une mission d’intérêt public ;
Le traitement répond à la poursuite d’intérêts légitimes du Responsable de traitement.

3. Nature de la collecte des Données à caractère personnel

Les Personnes concernées peuvent être amenées à fournir à l’Association, en sa qualité de
Responsable de traitement au sens du RGPD, des informations et Données à caractère
personnel les concernant :

3.1 Données fournies lors de la création d’un compte membre
Nom, prénom
Organisation / entreprise
Fonction
Adresse e-mail professionnelle
Numéro de téléphone professionnel
Identifiant de connexion
Mot de passe (stocké de manière chiffrée)
Informations nécessaires à la gestion de l’adhésion

3.2 Données relatives à la vie du compte
Historique des connexions
Actions réalisées dans l’espace membre
Inscriptions aux événements
Communications échangées avec l’Association

3.3 Données de paiement (le cas échéant)
En cas de paiement en ligne :
Données strictement nécessaires à la transaction
Les données bancaires sont traitées exclusivement par le prestataire de paiement
sécurisé et ne sont pas conservées par l’Association.

3.4 Données collectées automatiquement
Adresse IP
Données de navigation
Cookies (voir Politique Cookies)
L’Association s’engage à ne collecter que les données strictement nécessaires à la gestion de
l’espace membre et à ses activités.
A toutes fins utiles, il est rappelé que le Responsable de traitement est, conformément à la
législation applicable, l’entité qui définit et limite les données à collecter ainsi que les finalités
de traitement.
Certaines données personnelles sont obligatoires, d’autres facultatives, pour accéder ou
bénéficier de certains produits et services de l’Association.
En tout état de cause, ces données sont collectées et traitées sur le fondement d’une obligation
légale, d’un intérêt légitime de l’Association et/ou du consentement de la Personne concernée.

En l’absence de communication des données personnelles à caractère obligatoire,
l’Association ne pourra pas répondre à vos demandes, le cas échéant.

4. Finalité de la collecte des Données à caractère personnel

L’Association, en tant que Responsable de traitement, demande et collecte les Données à
caractère personnel concernant la Personne concernée lorsque celle-ci souhaite acquérir les
produits et/ou services proposés par l’Association.

Ces informations sont nécessaires à l’Association pour la bonne exécution des prestations et
pour lui permettre de respecter ses obligations légales.

Sans elles, l’Association pourrait ne pas être en mesure de fournir tous les produits et/ou
services demandés et commandés par la Personne concernée.

La collecte, le stockage et le traitement de ces informations et Données à caractère personnel
ont principalement pour finalité :

Finalité Base légale
Création et gestion du compte membre Exécution contractuelle
Gestion des adhésions et cotisations Exécution contractuelle
Organisation d’événements réservés aux membres Exécution contractuelle
Envoi de communications institutionnelles liées à la vie associative Intérêt légitime
Newsletter non liée à l’adhésion Consentement
Sécurisation de l’espace membre Intérêt légitime
Prévention des fraudes et abus Intérêt légitime
Respect d’obligations légales (comptables, fiscales) Obligation légale
Mesure d’audience (cookies) Consentement

5. Destinataire(s) de la collecte des Données à caractère personnel

Les données sont accessibles uniquement :
aux membres habilités du personnel de l’Association ;
aux prestataires techniques (hébergeur, maintenance, outil de gestion des membres,
outil emailig, prestataire paiement) agissant en qualité de sous-traitants ;
au prestataire de paiement sécurisé le cas échéant.
Les données ne font l’objet d’aucune cession à des fins commerciales.
.
En cas d’infraction avérée à des dispositions légales ou réglementaires, ces informations
pourront faire l’objet d’une communication sur demande expresse et motivée des autorités
judiciaires.

6. Durée de conservation des Données à caractère personnel

Les Données à caractère personnel et/ou informations seront conservées pendant une durée
proportionnée aux finalités :

• Données du compte membre : durée de l’adhésion + 5 ans (archivage administratif)
• Données comptables : 10 ans (obligation légale)
• Données de connexion : 12 mois
• Données de candidature : 2 ans
• Cookies : 13 mois
• Consentement cookies : 6 mois

Les comptes inactifs peuvent être supprimés après 3 années d’inactivité.

7. Sécurité de l’espace membre

L’Association met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles adaptées :

• Hébergement sécurisé au sein de l’Union européenne
• Accès à l’espace membre via identifiant et mot de passe personnel
• Stockage chiffré des mots de passe
• Connexion sécurisée (HTTPS)
• Accès restreint aux données aux seules personnes habilitées
• Journalisation des accès

Les membres s’engagent à préserver la confidentialité de leurs identifiants.

8. Transferts hors Union Européenne

Les données sont en principe traitées au sein de l’Union européenne.
Si certains prestataires impliquent un transfert hors UE (ex. outil emailing ou solution SaaS),
ces transferts sont encadrés conformément au RGPD (clauses contractuelles types ou
mécanisme équivalent).
L’Association peut fournir sur demande des informations sur les garanties mises en place.

9. Exercice des droits des Personnes concernées

Conformément au RGPD, chaque personne dispose des droits suivants :

• Droit d’accès
• Droit de rectification
• Droit d’effacement
• Droit d’opposition
• Droit à la limitation
• Droit à la portabilité

Droit de définir des directives post-mortem
Ces droits peuvent être exercés à tout moment à :

Une pièce d’identité pourra être demandée en cas de doute raisonnable.
En cas de difficulté, une réclamation peut être adressée à la CNIL (www.cnil.fr).

10. Liens vers d’autres sites internet et réseaux sociaux

Le Site peut occasionnellement contenir des liens vers les sites internet de nos partenaires ou
de sociétés tierces.

Veuillez noter que ces sites internet ont leur propre politique de confidentialité et que
l’Association décline toute responsabilité quant à l’utilisation faite par ces sites des
informations collectées lorsque vous cliquez sur ces liens. L’Association vous invite à prendre
connaissance de politiques de confidentialité de ces sites avant de leur transmettre vos
données personnelles.